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国际cc投注网骗人_e彩cc国际网址_cc国际网投彩票网:电子档案的长期安全保存策略

点击次数: ??更新时间:2015-9-8 14:24:39

电子档案的长期安全保存策略

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陈月霞

(绥滨县总工会 黑龙江 绥滨 156200)

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摘要:随着数字信息时代的发展,数字存储越来越受到广大民众的欢迎。其中,电子档案的产生就是信息化时代衍生的产物。然而,随着社会的发展,电子档案的长期保存存在着许多安全隐患。针对这个问题,文章将从不同方面进行剖析,并就出现的问题提出一些有效的措施。

关键字:数字档案;数字信息;长期保存;策略

中图分类号:G271? 文献标识:A? 文章编号:1007-1547201507(上)-页码-01

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1 引言

??? 电子档案的使用为人们存储信息带来了许多便利,更多的人群也更加愿意将信息通过建立电子档案的方式存储起来。但是,随着信息化进程的加快,一些和电子档案的长期安全保存有关的问题接踵而至,使得档案的安全性受到很大的威胁。为了保障电子档案保存的安全性,就必须采取一定的措施加以防范。

2长期保管中电子档案存在的问题

2.1落后的技术

??? 电子档案的存取依赖于技术的不断发展,不断更新。然而,在现实生活中,网络与应用技术的发展很快,但是技术更新的速度却很慢,设备老化和安全技术的落后,仍然给电子档案长期保存带来了许多问题,也带来了巨大的安全隐患。如何解决技术过时的问题,如何通过技术的革新保证电子档案的安全性,如何寻找和使用一些性价比较低的方法提高技术水平,有待于我们进一步发现和探索。

2.2计算机系统的不安全

??? 由于计算机系统特别容易遭到网络病毒的攻击和破坏,计算机信息容易被窃取、泄露或非法增改删,计算机系统的自我保护和自身安全功能比较薄弱,所以,计算机系统在安全方面存在很多隐患,同时也存在很多薄弱环节,这为电子档案的保存带来了许多麻烦。

2.3数字档案的长期安全存取间题

??? 由于载体的使用寿命有限,加上计算机更新速度太快,使得语言之间的互换存在一定的问题,如果不能及时解决这些问题,必然会增加电子档案存取的困难性。因此,为了保证已拥有的数字信息的可获取性,保证信息获取的通畅性,必须要采取科学的管理方法与技术手段进行保护。

2.4管理的不得当

对电子档案的管理不予以高度重视也是造成电子档案的长期保存出现问题的原因之一。目前,对于电子档案的管理,依然存在沿用传统管理方式的现象,而这些传统管理方式,导致档案的使用与保管没有明显的划分,因此,传统的管理模式已经不能满足保存的基本要求。再者,无论是电子文件的生成到归档保存,还是档案数字化过程, 都缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度, 缺乏十分规范的管理程序,进而造成数字档案在存储与利用上存在安全缺陷。

3 如何解决出现的问题

3.1提高技术水平

??? 由于技术对电子档案的保存有着极其严重的影响,所以针对电子档案在计算机环境下易中病毒和受黑客攻击的特点,首先我们需要在技术上加大投入力度,利用高端的技术对病毒进行防御,以提高电子档案保存的安全性。其次,要全方面地进行技术革新,从迁移、仿真和信息安全防护技术三方面入手,针对不同层次的问题采取不同的应对措施,将病毒对档案安全的威胁性降到最小。

3.2加大管理力度

从人员管理的角度来看,要加强相关工作人员的管理意识,要求工作人员建立电子档案管理的记录系统,记录文件的管理、形成和使用情况,维护电子档案的真实性。另外,要求管理人员对需要保存的电子档案进行整理、鉴定,将一切变更记录在案,确保文件收集齐全,没有缺失的情况。最后,要加强对从事相关管理工作的专业培训,提高他们科学管理电子档案的素质。

从管理者的角度来看,要求管理者要建立数字档案管理人员的管理制度,建立档案信息网络和信息安全管理制度,建立数字档案管理记录等一系列科学有效的管理制度,制定各类相应的策略,确保所有数字文献能够适合当前计算机的处理,适应科技的快速发展。

从工作流程来看,应该对管理的各个流程进行严格的规范化,对每一个流程进行严格控制和审查,避免档案在管理过程中出现泄密和损伤的情况。

3.3谨慎选择读取设备

??? 一般情况下,电子档案都是存储在硬盘等物理载体上,所以,对于设备的选择就有许多规则需要遵守。首先要说的就是环境的控制,一定要确保载体处于一个温度适宜、湿度合适、少磁少尘的环境,尽量远离能够产生磁场的电器设备,以免因为高温、高湿、磁场干扰等因素造成载体上的数字信息瞬间丢失。其次,要通过合适的存储方式选择正确的读取设备,应该选择只读式或一次写入式光盘或磁带,选购处于技术成熟期和技术兼容期的档案载体及其读取设备,这样才能延长档案信息存取设备的有效使用期。值得注意的是,对于那些及其重要的电子档案,一定要对保存的数字档案载体进行定期检测和拷贝,确保信息的完整性。

3.4防止病毒入侵

??? 防火墙是一种保护计算机网络的技术性措施,它可以阻止机要信息、专利信息的非法输出,阻止信息被盗用。因此,可以通过安装防火墙、安装杀毒软件等方式来增强计算机网络的安全性,通过具体的设置要求,把所有不允许的通讯都给禁止掉,提高安全性能,通过结点加密技术,保护网络结点之间链路信息的安全,给予档案安全保护。面对病毒,我们千万不可以掉以轻心,不能置之不理,一定要提前采取预防措施,不给病毒可乘之机,这样才能保证电子档案的安全性。最后要强调的就是对于防范病毒工作,一定要定期进行扫描和检测,一旦发现病毒威胁,就要及时采取措施,防止病毒的进一步入侵,对电子档案造成严重的损毁。

3.5加强法制建设

??? 只有健全相关的法律法规,才能使得电子文件管理工作有据可循。要知道,完善的法律法规是电子档案长期保存的制度保障。所以,应该及时清理和修订现有相关法规制度,加强我国法律法规建设,制定专门的法律、法规,确立电子文件的法律地位,保证电子文件管理的标准化和科学化。只有有效利用好法律法规,建立健全的法律制度,现有的电子档案才能获得有利的保障,工作的开展才能顺利进行。

4 结语

??? 电子档案的保存工作是一项十分重要的工作,它关系着电子档案信息能否被完整地保存下来。虽然,目前我国在电子档案的保存工作上依然存在许多问题,一些技术依然不是相当纯熟,但是,只要管理人员严格把好档案管理的层层关卡,严格控制档案管理的归档程序,就一定会做好保管电子档案的一切工作,真正维护电子档案的长期保存安全。

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参考文献:

[1]朱志华.浅析数字资源的长期保存问题[J].湖北教育学院学报,2006,(2).

[2]张美芳.数字信息长期保存标准建设的国际化经验及其借鉴[J].数字与缩微影,2008,(3).

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