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国际cc投注网骗人_e彩cc国际网址_cc国际网投彩票网:工程档案文件收集归档存在问题及对策研究

点击次数: ??更新时间:2015-9-8 14:24:51

工程档案文件收集归档存在问题及对策研究

刘春兰?

(广东省第四建筑工程有限公司 ?广东广州? 510000)

摘要:在经济快速发展的背景下,建筑事业也进入了蓬勃发展时期,建筑工程数量不断增多。在工程项目管理工作中,档案文件的收集归档是重要环节之一,其成效如何也会对项目的下一步发展产生直接性的影响。鉴于此,本文先对工程档案文件在收集归档过程中存在的问题进行了探讨,并针对存在的问题采取了相应的解决对策。

关键词:档案文件;收集归档;问题;对策

中图分类号:G271 ???文献标识:A ???文章编号:

近年来,我国经济取得了较快发展,各种工程建设规模也日益扩大。工程档案文件作为工程“成长”的见证者,对档案文件的收集归档是工程管理活动的重要工作,而做好该项工作对提高工程整体质量具有重要意义。因此,相关人员必须重视档案文件的收集归档工作,在分析存在问题的基础上采取有效措施。

1工程档案文件收集归档过程中存在的不足

在工程档案管理工作中,文件的收集与归档是重要的环节,而档案管理的水平又会对项目的发展产生直接性的影响。在我国,虽然建筑工程档案管理取得一定成效,但经验并不丰富,在实际操作中仍存在许多不足。

1.1缺乏有效的档案管理制度

由于缺乏足够的重视,许多工程施工单位的内部大多未能制定一套行之有效的档案管理制度,使得档案文件的收集归档工作开展起来存在一定难度,或是管理制度不规范、或执行不到位等,导致管理制度无法满足档案工作的发展要求,在很大程度上影响了档案文件的收集与归档。

1.2复合型档案管理人员匮乏

现阶段,许多工程的档案管理人员并非专业人才,也未接受过专业知识教育及业务培训,加上缺乏相关的工作经验,很难满足当前工作的需要,结果导致了档案文件收集归档的水平不高,严重影响了档案收集归档的现代化建设。

1.3收集的档案材料欠完整

档案管理的首要环节是对文件进行收集及归档处理,这也是最关键的环节[1]。然而,在实际工作中,一些档案收集人员所收集的档案文件并不完整,加上档案室门类少,有时只能收集到文件资料,而科技、声像等其他档案却无法顺利收集归档。另外,在所收集的档案文件中,文件材料本身或门类齐全性较差,根本未达到档案收集的要求。

1.4电子档案与纸质档案未形成对应关系

当前,电子档案归档也成为档案管理工作的重要内容。因为电子文件自身特点的缘故,它在运行中必须有相应的软硬件作为支持,否则文件根本不能独立存在与识别,这就决定了电子文件归档需面临两大问题:第一,现有电子文件。对于电子文件而言,虽然档案人员已对原文件进行了收集与备份,但当原有软硬件环境发生变化时,也会对文件的保管与利用产生直接性的影响。第二,新生的电子档案。计算机技术更新的步伐不断加快,使得相应的系统操作版本的升级速度也越来越快,而一些新形成的文件在低版本系统中很难或是根本无法读取。

2解决对策

鉴于当前工程档案文件收集归档过程中存在的问题,相关人员必须及时采取有效的解决对策,以保证档案文件的质量与安全。

2.1建立健全各种档案管理制度

完善的档案管理制度是顺利开展档案收集及归档工作的制度保障[2]。因此,管理者应根据工程建设的具体情况,并结合相关法律法规的要求,制定一套有效的档案管理体制。在此基础上,建立相应的监管体制,加大各种档案体系的执行力度,定期对各部门进行检查,发现不合理行为要及时纠正或处理,保证档案的收集归档工作能够在健康的环境中开展,使档案管理实现有法可依、有章可循,从而有利于档案管理工作的规范化、科学化与现代化。

2.2提高档案文件的收集工作质量

档案管理人员在收集档案文件时,必须正确把握时机,既要遵守相关的制度规范,又要充分发挥主观能动性,才能更好地做好文件的收集归档工作。因此,档案管理者应对各科室、部门的基本情况有充分的了解,然后重视对重点线索的追踪,注意掌握各项工作的基本概况,并将之形成文件形式,收录在档案中。需要注意的是,在文件的收集归档过程中,必须明确归档范围,然后详细记录好各项工作的具体情况,必要时要及时、主动向有关部门索取文件资料,保证文件资料的及时归档[3]

2.3定期检查与监督

由于档案文件的收集归档工作较烦琐,若不加强监督管理,很容易发生纰漏,影响档案资料的完整性与真实性,其作用也得不到充分的发挥。因此,档案管理部门应定期组织专人进行检查,对档案收集归档工作予以监督与指导。若发现档案文件中的内容不合要求,应要求重新整改,并对负责人进行相应的处罚。通过这样的方式,既能提高档案工作者的基础业务水平,又能有效保证档案文件的有效性。

2.4重视档案的信息化建设

在信息技术高速发展的时代,计算机、通讯等现代化技术也渗入到各个领域,档案管理亦不例外。在以往的档案管理工作中,档案载体主要以纸质文件为主。然而,纸质文件存在易丢失、查阅不便等问题,已无法满足当前经济发展对档案利用的要求,档案管理信息化成为一种发展趋势。因此,档案管理者应充分利用现代信息技术,对档案文件进行信息化管理,实现档案管理的现代化,以提高档案文件收集归档的效率与质量。

2.5加大对档案人员的培训力度

档案管理人员的综合素质如何也会直接影响到档案收集归档的效果[4]。因此,企业管理者应充分认识到人才对于档案管理工作的重要性,积极组织对档案人员的专业知识教育和技能培训,增加档案人员的专业知识,提高其工作能力。比如,定期组织档案人员对信息技术、档案管理学、计算机技术等知识进行学习,并注重对档案人员业务能力的提升,从而有利于实现档案文件收集归档的规范化、标准化。

3小结

由上述可知,工程档案作为整个项目的成长记录,保证其质量与安全具有重大的现实意义。因此,相关人员应首先从思想上正确认识档案文件与工程之间的关系,然后深入分析档案文件收集归档工作中存在的问题及原因,并针对出现的问题采取有效的处理措施,以保证档案文件的齐全与真实,才能充分发挥档案的作用,进一步推动工程建设事业的发展。

参考文献

[1]赵胜利.乌鲁木齐地下管线工程档案收集归档存在的难点及对策[J].计算机光盘软件与应用,2013,(14):28-29.

[2]洪霞.CARR工程档案管理中存在的问题及对策研究[J].科技创新导报,2014,(02):177,180.

[3]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界,2015,(S1):69-70.

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